Taking & Giving Messages (Leaving Cert German): Revision Notes
Taking & Giving Messages
When communicating in German, you'll often need to take or leave messages for others. This essential skill appears frequently in oral exams and real-life situations. Understanding the correct phrases and etiquette will help you navigate these conversations confidently.
Message-taking skills are particularly important in German business culture, where clear and polite communication is highly valued. These phrases will serve you well in both formal and informal contexts.
Asking to leave a message
These phrases allow you to politely request leaving a message for someone who isn't available. Notice the difference between formal and informal approaches.
| German | English |
|---|---|
| Kann ich eine Nachricht hinterlassen? | Can I leave a message? |
| Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen? | Would you like to leave a message? |
| Soll ich etwas ausrichten? | Shall I pass something on? |
| Wollen Sie ihm/ihr etwas sagen lassen? | Do you want to leave a message for him/her? |
| die Nachricht | the message |
| hinterlassen | to leave (behind) |
| ausrichten | to pass on/tell |
| erreichen | to reach/contact |
Example sentences:
- Herr Schmidt ist nicht da. Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen? (Mr Schmidt isn't here. Would you like to leave a message?)
- Kann ich meiner Mutter etwas ausrichten? (Can I pass something on to my mother?)
- Sie ist heute nicht erreichbar. Soll ich ihr etwas sagen? (She's not reachable today. Shall I tell her something?)
Pronunciation tip: "hinterlassen" is pronounced "HIN-ter-las-sen" with emphasis on the first syllable.
The verb "ausrichten" specifically means to pass on a message or relay information, making it more precise than simply "sagen" (to say) in message-taking contexts.
Giving a message
When you need to relay information from one person to another, these standard phrases help you communicate clearly and politely.
| German | English |
|---|---|
| Er/Sie hat angerufen | He/She called |
| Er/Sie lässt ausrichten, dass... | He/She says that... |
| Ich soll Ihnen sagen, dass... | I am supposed to tell you that... |
| Vergessen Sie nicht, dass... | Don't forget that... |
| anrufen | to call |
| lassen | to let/have done |
| vergessen | to forget |
| das Treffen | the meeting |
Example sentences:
- Ihre Schwester hat angerufen und eine Nachricht hinterlassen. (Your sister called and left a message.)
- Sie lässt ausrichten, dass sie später kommt. (She says she'll come later.)
- Ich soll Ihnen sagen, dass das Treffen verschoben ist. (I'm supposed to tell you that the meeting is postponed.)
- Vergessen Sie nicht, dass morgen Prüfung ist. (Don't forget that there's an exam tomorrow.)
Checking messages and clarification
Clear communication is vital when taking messages. These phrases help you ensure accuracy and avoid misunderstandings.
| German | English |
|---|---|
| Könnten Sie das wiederholen? | Could you repeat that? |
| Können Sie den Namen buchstabieren? | Can you spell the name? |
| Habe ich das richtig verstanden? | Did I understand that correctly? |
| Es geht um... | It's about... |
| wiederholen | to repeat |
| buchstabieren | to spell |
| verstehen | to understand |
| richtig | correct/right |
Example sentences:
- Könnten Sie das bitte wiederholen? Ich habe es nicht ganz verstanden. (Could you please repeat that? I didn't quite understand it.)
- Können Sie den Namen buchstabieren? Es war sehr undeutlich. (Can you spell the name? It was very unclear.)
- Habe ich das richtig verstanden? Das Treffen ist um drei Uhr? (Did I understand correctly? The meeting is at three o'clock?)
Pronunciation tip: "buchstabieren" is pronounced "BOOKH-sta-bee-ren" - think of "book" + "stab" + "ear" + "en".
Don't hesitate to ask for clarification - German speakers appreciate when you take the time to ensure accuracy rather than guessing or mishearing important details.
Leaving messages (written or recorded)
Whether leaving voicemail messages or written notes, these phrases are essential for clear communication.
| German | English |
|---|---|
| Bitte rufen Sie zurück | Please call back |
| Ich bin nicht erreichbar | I am not available |
| Ich melde mich später | I'll get in touch later |
| Hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signal | Please leave a message after the beep |
| zurückrufen | to call back |
| erreichbar | reachable/available |
| sich melden | to get in touch |
| das Signal | the signal/beep |
Example sentences:
- Bitte rufen Sie mich zurück. Ich bin heute nicht erreichbar. (Please call me back. I'm not available today.)
- Ich melde mich später bei Ihnen. (I'll get in touch with you later.)
- Hinterlassen Sie bitte eine Nachricht nach dem Signal. Vielen Dank. (Please leave a message after the beep. Thank you.)
Worked Example: Complete Phone Conversation
Here's a typical phone conversation involving messages:
A: Guten Tag, kann ich bitte mit Frau Müller sprechen? (Good afternoon, may I speak with Mrs Müller please?)
B: Es tut mir leid, sie ist nicht da. Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen? (I'm sorry, she's not here. Would you like to leave a message?)
A: Ja, bitte. Könnten Sie ihr ausrichten, dass das Meeting verschoben ist? (Yes, please. Could you tell her that the meeting is postponed?)
B: Natürlich. Können Sie den Namen buchstabieren, bitte? (Of course. Can you spell the name, please?)
A: Ja, das ist Schmidt - S-C-H-M-I-D-T. (Yes, that's Schmidt - S-C-H-M-I-D-T.)
B: Danke. Ich richte es aus. (Thank you. I'll pass it on.)
Common mistakes & tips
Avoid these frequent errors:
- Don't use "können Sie" instead of "könnten Sie" - "könnten" is more polite
- Remember that "hinterlassen" is separable: "Ich lasse eine Nachricht hinter"
- Don't forget to use "sich melden" reflexively: "Ich melde mich"
Helpful tips:
- Always ask for clarification if you're unsure - it shows professionalism
- Use formal "Sie" forms unless specifically told otherwise
- Practice spelling names aloud - this is common in real situations
- Remember that "ausrichten" specifically means passing on a message, not just "saying"
Key Points to Remember:
- "Kann ich eine Nachricht hinterlassen?" is your go-to phrase for asking to leave messages
- "Er/Sie lässt ausrichten, dass..." is the standard way to relay messages from others
- Always ask for clarification using "Könnten Sie das wiederholen?" when unsure
- "Bitte rufen Sie zurück" is essential for requesting callbacks
- Taking and giving messages demonstrates practical German communication skills - crucial for both exams and real-life situations